­

Tegenwoordig zijn er verschillende hulpmiddelen om je administratie te automatiseren. Als accountantskantoor maken wij natuurlijk ook gebruik van deze tools. Enkele hiervan zal ik hier bespreken.

 

Storecove

Wie kent het probleem niet van al die portals van je leveranciers? Moet je weer inloggen bij je kabelaanbieder om die ene factuur te downloaden? Hoe handig zou het zijn als deze al automatisch voor je wordt gedownload? Met Storecove is dit mogelijk. Door eenmalig je inloggegevens van het portal van je leverancier in te voeren kunnen meteen diverse facturen gedownload worden. Door Storecove wordt er meteen ook een bestandje toegevoegd. Dit bestandje noemen we een UBL. Dit betekent dat de pdf van de leverancier meteen is omgezet naar een echte Elektronische factuur.

Binnen mijn accountantskantoor wordt deze tool gebruikt om de administraties van de klanten automatisch te voeden met de facturen van o.a. KPN, Ziggo, Strato, etc etc. Feitelijk wordt deze tool gebruikt om de oude schoenendoos te vervangen en al gedurende het jaar de facturen te kunnen verwerken.

Invoicesharing

Invoicesharing is een netwerk waaraan leveranciers gekoppeld kunnen worden. Invoicesharing werkt op basis van UBL’s. Dit betekent dat de leveranciers primair een UBL uploaden, welke vervolgens automatisch aan jou worden gestuurd via dit netwerk (op basis van KvK, BTW-nummer etc).

Enkele grote leveranciers die aangesloten zijn op dit netwerk zijn o.a. Sligro en Hanos.

 Invoicesharing kan dan vervolgens dusdanig ingericht worden dat er feitelijk al een boekingsvoorstel wordt gemaakt, de zogenaamde boekhoudrobot. Dit betekent natuurlijk al een stevige tijdsbesparing! Deze tool gebruiken we ook om gedurende het jaar al inkoopfacturen te kunnen verwerken voor klanten.

Declaree

Ken je dat probleem? Medewerkers moeten een declaratieformulier invullen voor die paar bonnetjes die ze zelf betaald hebben? Via Declaree kunnen deze bonnetjes gescand worden. Meteen wordt er dan een digitaal declaratieformulier opgesteld, met hieraan alle bonnen. Degene die de declaraties moet autoriseren kan dit eenvoudig doen via een webportaal. Daarnaast is het ook mogelijk om de kilometers te registreren. Hierdoor kan meteen een kilometervergoeding uitbetaald worden.

Factuur2King

Storecove en Invoicesharing verzamelen alle facturen voor ons. Vervolgens worden deze direct automatisch ingevoerd in Factuur2King. Hiermee verwerken we alle facturen voor de klanten op een eenvoudige wijze. Dit scheelt behoorlijk in de verwerkingstijd en we zien ook nog alle facturen gedurende het jaar.

Deze tool kun je ook gebruiken binnen je eigen onderneming om facturen te boeken in King. Hiermee haal je een behoorlijke kostenbesparing? Je kunt al snel meer dan 100 facturen verwerken in een uur! Op basis van eigen ervaring kan ik zelfs aangeven dat het mogelijk is om bijna 300 facturen te kunnen verwerken in een uur. Dat is een flinke tijdsbesparing natuurlijk.

Dit zijn slechts enkele voorbeelden van tools die we inzetten om onze klanten te kunnen ondersteunen. Wil je meer weten of wil je een tool werkend zien? Je bent altijd welkom voor een kop koffie.

Deze column is gepubliceerd in 073Magazine editie april 2017 (link: https://issuu.com/073magazine/docs/073m_19.04.17/4).

­