­

Wie met een ERP-systeem wil gaan werken, komt al gauw terecht in een woud van aanbieders die een verscheidenheid aan ERP-pakketten aanbieden. Vaak zijn bedrijven geneigd om het meest uitgebreide pakket te kiezen; dat zal immers wel alles bieden, menen zij. Het laatste is waar, maar de echte hamvraag is: wat hebt u echt nodig? Niet iedereen heeft baat bij een allesomvattend pakket. Het is dus zaak om goed na te denken over uw behoeften en de hiermee corresponderende functionaliteiten. Zo kunt u een hoop kosten besparen!

In deze column zal ik kort de gradaties van ERP aangeven. Zo krijgt u een beeld van de verschillende mogelijkheden en kunt u een weloverwogen beslissing nemen – voor welke aanbieder u ook kiest!


De basis

Natuurlijk wilt u de basiselementen van uw administratie in een ERP-systeem kunnen regelen en verwerken. Het is bijvoorbeeld belangrijk dat u kunt telebankieren en kunt werken met automatische incasso. Daarnaast is het handig om relaties te kunnen vastleggen en een financiële rapportagemogelijkheid te hebben. Houdt u meerdere administraties bij, kies dan voor een pakket dat daarin voorziet. Dit is een essentieel punt; let u hier niet op, dan moet u betalen voor elke extra administratie die u wilt voeren!

Voldoet een pakket dat in deze basiswensen voorziet, aan uw behoeftes? Kies dan voor een ERP-systeem waarin u de bovenstaande gegevens kunt bijhouden. Let in een dergelijk geval wel op koppelmogelijkheden. Waarschijnlijk werkt u nog met andere – branche-gerelateerde – software; het is uitermate praktisch als uw ERP-systeem hiermee koppelingen kan leggen om onderling gegevens uit te wisselen. Hierdoor werkt u gemakkelijker én efficiënter.

Mogelijkheden

Wellicht wilt u een ERP-systeem dat wat meer biedt dan de absolute basis. Het kan bijvoorbeeld zeer prettig zijn om met een CRM-systeem te werken. Hierin kunt u onder meer alle documentatie met betrekking tot debiteuren en crediteuren vastleggen. Ook kunt u contactmomenten met uw klanten registreren en aan een taak koppelen. Wilt u ook aan taakbeheer doen in uw ERP-systeem, dan biedt een CRM-systeem dus uitkomst.

Werkt u met meerdere gebruikers of wilt u uw klanten toegang geven tot een gedeelte van het ERP-systeem? Kies dan voor een ERP-systeem met een rechtenmodule. Hiermee kunt u andere gebruikers niet alleen toegang verlenen, maar ook bepalen wat zij wel en niet mogen doen binnen het ERP-systeem.

Facturen versturen vanuit uw ERP-systeem is een andere mogelijkheid die veel bedrijven benutten. Hoe dit werkt? Vanuit het systeem mailt u een pdf-factuur naar uw klant. De factuur hoeft u niet meer te verwerken; deze staat direct in uw administratie. Daarnaast hoeft u de gegevens van uw klant slechts één keer in te voeren. Het ERP-systeem slaat deze op voor de volgende keer!

Uitgebreide opties

Wilt u artikel-, voorraad- en magazijnbeheer verwerken in uw administratie? Kies dan voor een uitgebreid ERP-pakket. Let er tevens op dat u de mogelijkheid heeft om verkoop- en inkoopmanagement te regelen in uw ERP-systeem. U wilt immers ook inkooporders verwerken, offertes maken en barcodes afdrukken.

Wie nog een stapje verder wil gaan, kan er ook voor kiezen om te werken met automatische bestellingen. Het ERP-systeem zorgt er dan automatisch voor dat er voldoende voorraad aanwezig is. Of u kiest voor directe inkoop. Hierbij plaatst de klant een bestelling, die u invoert als een order met directe inkoop; de goederen worden pas ingekocht als er een verkooporder is ingevoerd. De bestelling wordt als backorder in uw administratie geplaatst. Op het moment dat de goederen binnenkomen, wordt de bestelling uit backorder gehaald en aan de klant geleverd.

Wilt u een pakket met alle denkbare opties? Regel dan ook uw projectenadministratie in uw ERP-systeem. Hebt u meerdere magazijnen en locaties, dan zijn er pakketten beschikbaar die ervoor zorgen dat u alles binnen één systeem kunt regelen. U kunt ERP dus zo afgebakend of uitgebreid maken als u zelf wilt!
Op zoek naar een ERP-pakket dat aan uw specifieke wensen voldoet? U bent van harte welkom voor een kop koffie en een gesprek hierover. U kunt me altijd bereiken via of 06-53960746.

Deze column is gepubliceerd in 073Magazine editie februari 2017 (link: https://issuu.com/073magazine/docs/073m_22.02.17/16).

­