­

Als ondernemer ben je altijd op zoek naar manieren om de efficiëntie te verbeteren en tijd te besparen. Want een verhoogde efficiëntie leidt tot een sterkere structuur en meer tijd betekent dat je ruimte creëert om te kunnen groeien.

Een niet-sluitende administratie: knelpunten

Een administratie die niet klopt, ontstaat niet zomaar. Er liggen meestal diverse ‘sluipmoordenaars’ op de loer. Zo kampen veel bedrijven met het probleem dat hun bedrijfsprocessen vaak omslachtiger zijn dan ze zouden willen. Fouten worden snel gemaakt, omdat magazijnwerk nog mensenwerk is. Foutieve leveringen leiden op hun beurt weer tot retourzendingen, waarvoor het bedrijf in kwestie moet betalen. Bovendien moeten deze handmatig worden gecorrigeerd en dat neemt in administratief opzicht natuurlijk extra tijd in beslag. Daarnaast ontstaan er door menselijke fouten sneller voorraadverschillen; deze zorgen er ook voor dat een administratie niet (langer) klopt.

Kort gezegd: het is duidelijk dat een sluitende administratie van cruciaal belang is voor het runnen van een gezonde onderneming. Maar hoe zorg je er nu voor dat je administratie in alle opzichten correct is?

De oplossing: magazijnautomatisering

Magazijnautomatisering leidt tot een sluitende administratie en vormt de oplossing voor de hierboven beschreven problemen. Wij zetten puntsgewijs voor je uiteen welke invloed magazijnautomatisering kan hebben op je administratie.

  1. Verbeterslag bedrijfsprocessen: Processen in het magazijn die zich goed lenen voor dit soort optimalisaties zijn het picken van orders en het aanvullen van de grijpvoorraad. Door de grijpvoorraad bijtijds aan te vullen vanuit de bulkvoorraad (die zich vaak op een andere locatie bevindt), grijpen medewerkers tijdens het orderpicken niet meer mis (replenishment). Orders kunnen tijdens het picken slim worden ingedeeld en worden toegewezen aan medewerkers. Werk je met batchpicking, dan pakt een medewerker op één route direct de artikelen voor diverse orders. Met zonepicking worden orders met bepaalde artikelen toegewezen aan medewerkers die alleen lopen in het gebied waar deze artikelen op voorraad staan.
  2. Tijd- en kostenbesparing: Door je magazijn te automatiseren kun je met het huidige aantal personeelsleden meer doen. Dit betekent dat je bedrijf kan groeien, maar je medewerkers nu hebben hebben om andere taken op te pakken. En je administratie? Die klopt als een bus, want met de automatisering van je magazijn heb je een efficiëntieslag gemaakt. En meer tijd betekent natuurlijk ook een grotere kans om zorgvuldig te zijn!
  3. Van kennis onthouden naar kennis vastleggen: Stap je over op magazijnautomatisering, dan ben je niet langer afhankelijk van de kennis van een kleine groep medewerkers. Je kunt de expertise als het ware ‘uit hun hoofden’ halen en vastleggen in je systeem. Uiteraard blijven zij de experts binnen hun respectievelijke vakgebieden, maar je maakt hun kennis gemakkelijker overdraagbaar. Dat komt je administratie natuurlijk ten goede. De administratieve stromen en de werkzaamheden in het magazijn kunnen immers altijd blijven doorlopen. Bovendien hoef je alles slechts één keer goed in te voeren; daarna neemt het systeem vele taken van je over!
  4. Minimaliseer menselijke fouten: Als je medewerkers onder (tijds)druk of stress werken, is een fout snel gemaakt. Maar een dergelijke fout kan grote gevolgen hebben. Kies je voor magazijnautomatisering, dan is de kans op menselijke fouten nagenoeg nul. Waarom?
    1. Minder voorraadverschillen
    2. Betere controles
    3. Geen dubbel werk
  5. Altijd actueel: Als je op magazijnautomatisering overgaat, zal je gaan werken met automatische identificatie (barcodescanning, RFID, et cetera). Dit betekent dat alles wat je in het magazijn doet, direct – op het moment dat je bij de stellingen staat – wordt verwerkt in je administratie. Collega’s die toegang hebben tot het systeem, weten hierdoor meteen wat de actuele stand van zaken is. Ook hier treedt dus een enorme efficiëntieverbetering op. En wellicht nog belangrijker: de informatie die rechtstreeks in je administratie terechtkomt, is correct. Je administratie is hierdoor niet alleen up-to-date, maar ook sluitend!

Conclusie

Betere bedrijfsprocessen, meer tijd, minder kosten, nagenoeg geen menselijke fouten en een onmiddellijke verwerking van magazijnhandelingen: al deze factoren dragen ertoe bij dat je een sluitende administratie hebt. Daarmee ben je op orde en geef je jouw onderneming alle ruimte om te groeien. Een investering in magazijnautomatisering zal je ongetwijfeld veel opleveren!

­