­

De afgelopen columns heb ik enkele onderdelen van een ERP besproken en hoe King hierin kan voorzien. In deze column zal ik deze onderdelen samen laten komen. Hierbij ga ik uit van een denkbeeldige wijnwinkel. Kort zal ik de diverse onderdelen de revue laten passeren, zodat u een beeld krijgt van de vele mogelijkheden.

Inkopen

Een wijnwinkel verkoopt tegenwoordig niet meer alleen flessen, maar ook meestal speciaal bieren of andere aanverwante producten. Deze wijn wordt ofwel direct ingekocht bij de wijnboer, ofwel bij een centrale wijnleverancier in Nederland. Deze bestellingen kunnen gebeuren op basis van ingestelde minimumvoorraden of gewoon als losse bestelling. Vervolgens worden deze bestellingen via PDF, Excel of XML doorgestuurd aan de leverancier.
Op het moment dat de leverancier levert, wordt de ontvangen voorraad meteen geregistreerd in het voorraadsysteem. Hierbij wordt ook meteen alvast de inkoopfactuur geboekt. Als de leverancier dan zijn inkoopfactuur verstuurd per post, per mail als PDF of als UBL, kan de factuur meteen hierop afgeboekt worden.

Verkopen

Alleen een winkel is tegenwoordig niet meer de methode. Verkoop via multichannel wordt steeds gebruikelijker. Naast de traditionele contante verkoop in de winkel, ook een webshop.
De verkoop in de winkel wordt geregistreerd in de kassa (point of sale). Hierbij wordt meteen de voorraad geregistreerd. Het kan zelfs zo ingericht worden dat de verkopen direct op een bepaalde klant worden geregistreerd. Hierbij kan dan vervolgens gekozen worden om de bon mee te geven of per mail te versturen. Alles is in te stellen. Zelfs het achteraf een factuur sturen aan de klant is mogelijkheid (stel dat een vaste klant maandelijks achteraf wil afrekenen).
Daarnaast hebben we de webshop. De orders worden geregistreerd in de webshop en worden direct gemuteerd in de administratie. Hierbij wordt ook de betaling gekoppeld aan de factuur e.d. De etiketten voor verzending middels een transporteur naar keuze kunnen helemaal naar wens ingericht worden.
Een andere mogelijkheid is het bieden van abonnementen. Hierbij kunnen klanten zich aanmelden als lid en krijgen dan bijvoorbeeld iedere maand twee of drie flessen wijn. Het abonnement wordt maandelijks gefactureerd en wordt direct geïncasseerd, of de factuur kan de factuur direct betalen via ideal. De mogelijkheden hierin zijn eindeloos.

Artikelen

De voorraad waarover de onderneming risico loopt, wordt continu geregistreerd. Hierdoor is altijd duidelijk wat op voorraad is. Beschrijvingen van de producten kunnen opgeslagen worden in het systeem. Hierdoor is het mogelijk om schapetiketten, artikelbeschrijvingen etc. te maken. Alle layouts zijn compleet naar wens aan te passen. Daarnaast zijn alle beschrijvingen overal het zelfde.

Seizoensproducten

Stel, een klant komt met de vraag om kerstpakketten te maken. Middels de projectadministratie kunnen alle producten en bijkomende kosten (bijvoorbeeld verpakkingsmateriaal) direct op de order geregistreerd worden. Hierdoor is meteen duidelijk welke marge gemaakt is op de kerstpakketten.

Conclusie

Zoals je kunt lezen is er veel mogelijk. Wil je graag eens bespreken of in jouw situatie King iets kan betekenen, bel of mail me gerust!

Deze column is gepubliceerd in 073Magazine editie maart 2017 (link: https://issuu.com/073magazine/docs/073m_220317/4).

­